GRIR 科目的介绍

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作者 嘻嘻哈哈 2016-09-22    926

GR/IR英文全称是GoodsReceipt/InvoiceReceipt,相当于中国会计科目中的物资采购或者在途物资。
企业会计制度设置“物资采购”会计科目核算企业购入材料、商品等采购成本,无论企业采用实际成本还是计划成本进行材料、商品日常核算,均可以使用本科目。
1.对于工业企业,可以将本科目改为“材料采购”科目核算材料。
2.对于商品流通企业,因采购商品而在期末发生“在途商品”,以及采用实际成本核算材料、商品的企业,可以将本科目改为“在途物资”科目核算。
3.新准则取消了“物资采购”科目使用,并明确区分了“材料采购”和“在途物资”两个科目的核算内容。其中,“材料采购”科目核算,企业采用计划成本进行材料日常核算,而购入材料的采购成本,本科目应当按照供应单位和物资品种进行明细核算;“在途物资”科目核算企业采用实际成本(或进价)进行材料(或商品)日常核算,货款已付尚未验收入库材料、商品采购成本,本科目应当按照供应单位进行明细核算。
“物资采购”和“材料采购”科目核算内容实际一样,只是科目描述不同而已。


GR/IR科目

相关Tcode:OBYP、F.19、F.13、MB5S、MR11、MR11SHOW、FBKA


一、配置:
 1.设置GR/IR科目(Tcode: OBYC->WRX)
科目一般为“应付账款-应付暂估”在balancesheet中的负债类反映。

在 OBYC->WRX中,设置该科目通常英文叫”GR/IR”,中文名称有用“材料采购”或直接使用“应付帐款-应付暂估”科目。直接使用“应付帐款 -应付暂估”科目的企业通常不允许“票到货未到”的业务发生;确定应付帐款是非常谨慎的,毕竟,将钱从腰包掏出去是件难受的事情,所以,一般要求三单(3 单通常指供应商的送货单,企业的收货单和供应商发票,或更多单)匹配,如果不是垄断性的强势供应商,“货未到先送发票”是很少出现的。

期末,要求GR/IR科目在月末重分类到”在途物资”和” 应付帐款-应付暂估”科目,分别列在资产负债表的资产、负债中,采用“F.19”进行分类,通常同时会有”票到货未到”和”货到票未到”的业务。

如果企业不存在”票到货未到”的业务,GR/IR科目就是“应付帐款-应付暂估”,实际上F.19

重分类也就没有必要折腾,如果这样,GR/IR直接就挂负债项。

特别地,在跨国集团项目中,由于涉及多个会计科目表,可以使用LMR1M002(Tcode:

SMOD|CMOD)增强GR/IR科目处理能力。


 2.设置GR/IR调整科目(Tcode:OBYP|OBL1)

OBYP 中,GR/IR调整科目配置一般推荐配置方法是:使用4个科目, 其中调整科目专门设置一个中间科目叫“GR/IR调整“,GNB(货到票未到)、BNG(票到货未到)分别调整到” 应付帐款-应付暂估 ”和”在途物资”,以及“GR/IR”科目本身,共涉及4个科目,这样,运行F.19读取所有GR/IR数据处理后,产生如下凭证:

Dr:GR/IR调整 Cr: 应付帐款-应付暂估 (货到票未到)

Dr:在途物资 Cr: GR/IR调整 (票到货未到)

强调:对于“货到票未到”业务,ERP将GR/IR科目重分类到“应付帐款-应付暂估”是汇总数据,

不区分供应商,这样应付帐款帐龄明细就缺少一部分,通常需要认为编写程序抓去数据。  

这样设置的好处在于运行F.19时,GR/IR重分类不直接使用GR/IR科目,有专门的GR/IR分析报表的企业这样做比较合适,这就是GR/IR科目的月末重分类。

注意:重分类分录在下月初会冲回,满足了资产负债表的需求。

下面介绍一种OBYC配置GR/IR科目的实例,如图

 
 
 
 

图1中科目:2121970000(应付帐款-应付暂估),1205000000(在途物资)。

其 中“统驭科目”表示OBYC-WRX中设置的“GR/IR”科目,“调整科目”是过渡科目,“目标科目”为调整后的科目。前面说过,采用4个科目比较方 便,而图中实际上只用了2个科目,“GR/IR科目”和“调整科目”设置的都是“应付帐款-应付暂估”科目,这种设置通常假设的是企业一般不允许“票到货 未到”的业务;即使有此等业务,比如:某些垄断供应商,你得叫他大爷,排好

长的队才能买到货,企业也可执行“预付请求和预付帐款流程”。

注:GR/IR过渡科目实际上除了用在正常的材料采购交易上,对于成本中心的费用采购,服务采购等也使用该中间科目。



一般推荐的配置方法是使用3科目,GNB(货到票未到)|BNG(票到货未到)分别调整到”应付帐款-应付暂估”和”在途物资”,和”GR/IR”科目本身共涉及3个科目。这样,在做F.19对系统读取所有的GR/IR数据处理后后产生的凭证如下:Dr:GR/IRCr:应付帐款-应付暂估(GNB货到票未到)Dr:在途物资Cr:GR/IR(BNG票到货未到)同时在下个月会产生一笔冲销的凭证。

 二.选择基于收货的发票校验
选择基于收货的发票校验

通 常,企业收到供应商货物并成功质检后才进行发票校验(Tcode:MIRO),MIRO要求供应商的送货单、仓库收货单、供应商发票相匹配才确定应付。此 时,可以在供应商主数据:采购数据->控制数据->基于收货的发票校验选上此标志,意味着一定要收货才能发票校验,系统可设置错误消息禁止” 票到货未到”的业务,如图:

后勤模块提供了相当数量的用户控制消息,只要将M8 081/504设置的消息类别设置为“E”,禁止了”票到货未到”业务, 图中只是警告。


 三、GR/IR科目查询和清帐(Tcode:MB5S、F.13、MR11、MR11SHOW)

MB5S:GR/IR余额分析

F.13:自动清帐,即国内所谓的“核销”, 请参考详细清账参考本书期末清帐付款小节。清帐通常可以根据PO+PO Item号自动清帐,这功能有时也不好使。

MR11、 MR11SHOW:原则上,GR/IR在收货、发票校验时,应该在数量和金额上完全匹配,但是,差异通常也是难于避免的,从而产生所谓的量差和价差。比 如,运送的货物如果是液体,会有水分蒸发带来的差异,挂在容器壁上的损失;某炼油工厂采购原油时,采购订单上数量暂时是1500吨,企业收货时计量为 1499.05吨,商检报告为1499.03吨,供应商发票上1500.05吨等,这些差异可使用MR11清掉,过帐在“材料采购差异”科目。

出现价格差异也很常见,企业以1.2元/个的价格收进1000个某原料,由于价格上涨/

下跌原因,发票上可能是1.25或1.15元,由此产生价格差异。

还有一些特殊情况,收货100个,入库检验没问题,在生产过程中发生10个质量问题,

于是供应商同意只开90个的发票,也可使用MR11调整。


 四、三单不匹配的处理
原则上,GR/IR在收货和发票校验时应该在数量和金额上完全Match,但是差异通常也是难于避免的,从而产生所谓的量差和价差。价差可以直接通过发票校验MIRO时进行差异的调整。量差(主要是指最终结算的发票数量小于收货数量)可以通过MR11对剩余的GR/IR科目进行清理掉,生产的会计凭证类型为KP。可以用MR11SHOW查看生成的科目维护凭证。
GR/IR处理的不同方式

国内对GR/IR采用了另一种方式,将材料采购入库核算分成3种情况,大致如下:

1. 货票当期全到

2. 票到货未到

不做任何处理,等货物真正入库才进行钩稽核销。

3. 货到票未到

在存货核算系统中,分外购入库核算和存货暂估入帐两种方式,暂估计方式又分两种:手工暂估和使用计划价/最新出入库价暂估。

暂估入帐处理方法分:单到冲回和月初一次冲回,单到冲回业务流程相对清楚,对帐方便,但会计制度上是要求使用月初冲回的,两种方式已经确定,不得随意修改。

对比国内外GR/IR处理的设计思路:

1. 国外ERP统一使用GR/IR中间科目,在材料入库、发票校验时,除非确实有量差,原则上要

求两者数量;如果数量相等,系统会绝对将GR/IR清平,在各货币类别自动清平,为了说明情况,列一个表格:



  采购入库和发票校验业务场景 :    

  采购入库             :      

  采购价       10          元       /          个,数量       1000          个,假设使用了       USD          做附加本位币,       USD/RMB=7.6         

  入库凭证:      

  Dr:           原料       10000(RMB) 1315.79USD         

    Cr:GR/IR 10000(RMB)           1315.79USD    

  发票校验情形一 :    

  汇率变化       : USD/RMB=7.5,          发票上数量       1000.         

  发票凭证对应的会计凭证             :      

  Dr: GR/IR 10000(RMB)           1315.79(USD)    

        汇兑损失       0(RMB) 17.54 (USD)         

    Cr: 10000(RMB)         1333.33(USD)      

  汇兑损失这行有点意思       ,RMB          为       0,          却有       USD          数       ,          因为系统一定保证清平       GR/IR          科目       .         

  发票校验情形二 :    

  汇率使用当天即时汇率       7.5,          由于某种原因       ,          供应商决定给价格优惠       ,9.5          元       /          个       ,          发票数量       1000.         

  发票凭证对应的会计凭证             :      

  Dr: GR/IR 10000(RMB)           1315.79(USD)    

        汇兑损失       0(RMB) 17.55 (USD)         

  Cr: 9500(RMB)         1266.67(USD)      

        原材料       (          使用移动平均价       )|          材料采购差异       (          使用计划价       ) 500(RMB) 66.67(USD)         

  同样       ,          因为系统一定保证入库和发票校验后清平中间       GR/IR          科目       .         

  发票校验情形三 :    

  汇率使用当天即时汇率       7.5,50          个在生产环节才知道质量问题       ,          供应商发票数量       950.         

  如果发票校验时输入       950,          则       GR/IR          只清      

  Dr: GR/IR 10000* 950/1000 (RMB)           1315.79*950/1000(USD)    

  如果没启动物料分类帐可以在发票校验时输入       1000,          将       GR/IR          冲平       ,          否则输入       950          后此       PO          项将造成       GR/IR          不平       ,          此时可使用       MR11          搞定。      


2. 国内使用“单到冲回”应该会造成大量红蓝冲凭证,如果供应商多次送货后隔几个月才送来,发票估计处理更麻烦,大概看了一下处理过程,感觉业务逻辑含混霉涩,一下子难于理解。 前面说过, GR/IR处理使用F.19,只集中产生4个凭证,本期的”应付暂估”和”在途物资”调整两个凭证,同时在月初冲回,非常方便,这种处理方法简洁明了。

  共同缺点:  

实际上这种业务比较少,即材料入库和发票校验差异较大并且发票是跨月,则巨大差异抛在发票当月对损益造成一定影响,这种情况跨期间实际上怎么都难于避免。


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